Cyfrowe etykiety i kody QR w nowym rozporządzeniu CLP - co firmy z branży chemicznej powinny wiedzieć?

Unia Europejska modernizuje zasady oznakowania produktów chemicznych poprzez znowelizowane rozporządzenie CLP (UE) 2024/2865.

Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie cyfrowych etykiet, które umożliwiają udostępnianie wybranych informacji o produkcie online za pomocą kodów QR i innych elektronicznych nośników danych.

Choć zmiana ta stwarza nowe możliwości przekazywania informacji, nakłada również dodatkowe obowiązki związane ze zgodnością regulacyjną. Producenci, importerzy, dystrybutorzy oraz właściciele marek własnych będą musieli zadbać o to, aby informacje cyfrowe były aktualne, łatwo dostępne i przechowywane przez wiele lat od momentu wprowadzenia produktu na rynek.

W tym artykule wyjaśniamy, czym są cyfrowe etykiety, jaką rolę będą odgrywać kody QR w systemie CLP oraz jak firmy działające w branży chemicznej mogą przygotować się na nadchodzące zmiany.

Czym jest cyfrowa etykieta w CLP?

Cyfrowa etykieta to internetowe źródło informacji o produkcie dostępne za pośrednictwem nośnika danych, takiego jak kod QR umieszczony na opakowaniu.

Nowe rozporządzenie CLP (UE) umożliwia udostępnianie części informacji elektronicznie przy jednoczesnym zachowaniu najważniejszych elementów komunikacji o zagrożeniach na etykiecie fizycznej.

Główne cele cyfrowego etykietowania to:

• poprawa czytelności etykiet;
• obsługa informacji produktowych w wielu językach;
• ograniczenie problemów związanych z niewielką powierzchnią etykiet;
• łatwiejszy dostęp do informacji uzupełniających; oraz
• uproszczenie aktualizacji danych.

Cyfrowe etykiety są szczególnie istotne dla produktów chemicznych sprzedawanych na wielu rynkach UE, gdzie liczba wymaganych wersji językowych często ogranicza ilość miejsca dostępnego na etykiecie.

Schemat cyfrowej etykiety CLP pokazujący produkt, kod QR, stronę cyfrowej etykiety oraz dostęp do informacji bezpieczeństwa i karty SDS

Harmonogram wdrażania cyfrowego etykietowania w CLP

Przepisy dotyczące cyfrowych etykiet są częścią szerszej nowelizacji rozporządzenia CLP. Choć część wymagań zacznie obowiązywać dopiero za kilka lat, firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz, szczególnie jeśli zarządzają dużą liczbą produktów lub prowadzą sprzedaż na wielu rynkach europejskich.

Czy kody QR zastąpią etykiety chemiczne?

Nie.

To jedno z najczęściej pojawiających się nieporozumień związanych z nowelizacją CLP.

Fizyczna etykieta nadal pozostaje obowiązkowa i będzie pełnić kluczową rolę w komunikowaniu zagrożeń.

Na opakowaniu nadal muszą znajdować się między innymi:

• piktogramy zagrożeń;
• hasła ostrzegawcze;
• zwroty H;
• zwroty P;
• dane dostawcy; oraz
• pozostałe obowiązkowe elementy etykiety CLP.

Kod QR ma uzupełniać etykietę fizyczną, a nie ją zastępować. W praktyce oznacza to, że firmy będą musiały równolegle zarządzać informacjami drukowanymi i cyfrowymi.

Jakie informacje można udostępniać cyfrowo?

Nowe przepisy pozwalają na udostępnianie wybranych informacji dodatkowych w formie cyfrowej.

Mogą to być między innymi:

• szczegółowe informacje o produkcie;
• zalecenia dotyczące przechowywania;
• instrukcje dotyczące utylizacji;
• dodatkowe wskazówki bezpieczeństwa;
• informacje techniczne;
• odnośniki do kart charakterystyki (SDS); oraz
• treści w wielu językach.

Dzięki temu producenci i dystrybutorzy mogą przekazywać więcej informacji bez przeładowywania etykiety fizycznej.

Co znajduje się za kodem QR?

Dla wielu firm z branży chemicznej wygenerowanie kodu QR będzie najprostszym elementem całego procesu. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się po zeskanowaniu kodu.

Klient, dystrybutor, użytkownik końcowy lub organ kontrolny musi zostać przekierowany do aktualnych i zgodnych z przepisami informacji o produkcie. Dane te mogą wymagać:

• dostępności w wielu językach;
• przechowywania przez co najmniej 10 lat;
• uwzględniania aktualnej klasyfikacji produktu;
• zgodności z informacjami na etykiecie fizycznej; oraz
• dostępu bez logowania i rejestracji.

Dlatego cyfrowe etykietowanie nie jest już wyłącznie wyzwaniem związanym z projektowaniem etykiet. To przede wszystkim wyzwanie związane z zarządzaniem informacją produktową.

Przykład: Co się dzieje, gdy zmienia się klasyfikacja produktu?

Wyobraźmy sobie dystrybutora sprzedającego środek czyszczący pod własną marką. Producent aktualizuje klasyfikację produktu w związku z nowymi wymaganiami regulacyjnymi. W efekcie dystrybutor musi:

• zaktualizować etykietę CLP;
• zaktualizować stronę cyfrowej etykiety;
• zaktualizować kartę charakterystyki;
• zweryfikować tłumaczenia dla wszystkich rynków sprzedaży; oraz
• upewnić się, że kod QR nadal prowadzi do aktualnych informacji.

W przypadku firm zarządzających setkami lub tysiącami produktów takie aktualizacje mogą szybko stać się trudne do kontrolowania bez odpowiednich narzędzi. Zobacz case study AFL Laboratories dotyczące zarządzania dużą skalą operacji.

Wyzwania związane z cyfrowym etykietowaniem produktów chemicznych

Nowe przepisy CLP stawiają przed producentami, importerami, dystrybutorami i właścicielami marek własnych szereg nowych wyzwań operacyjnych.

Należy zapewnić:

• poprawność treści w wielu językach;
• dostępność informacji przez co najmniej 10 lat;
• natychmiastowe odzwierciedlanie zmian regulacyjnych;
• sprawne zarządzanie dużym portfolio produktów; oraz
• aktualność informacji powiązanych z kodami QR.

Bez centralnego systemu zarządzania utrzymanie zgodności może stać się czasochłonne, kosztowne i podatne na błędy.

Najważniejsze wyzwania cyfrowego etykietowania produktów chemicznych, w tym wielojęzyczność, aktualizacje regulacyjne, utrzymanie kodów QR i długoterminowa dostępność danych

Jak skutecznie zarządzać cyfrowymi etykietami na dużą skalę?

Aby spełnić nowe wymagania, firmy potrzebują czegoś więcej niż generatora kodów QR. Potrzebują systemu umożliwiającego zarządzanie informacjami o produkcie przez cały jego cykl życia.

Skuteczna strategia cyfrowego etykietowania powinna obejmować:

• centralne zarządzanie danymi produktowymi;
• kontrolę wersji;
• zarządzanie treściami wielojęzycznymi;
• procesy aktualizacji etykiet;
• długoterminowe przechowywanie informacji; oraz
• pełną identyfikowalność na potrzeby audytów i kontroli.

Firmy, które wdrożą takie rozwiązania odpowiednio wcześnie, będą lepiej przygotowane na przyszłe wymagania regulacyjne.

Jak Valid Labels pomaga przygotować się do cyfrowego etykietowania?

Platformy takie jak Valid Labels pomagają producentom, importerom, dystrybutorom oraz właścicielom marek własnych centralizować dane regulacyjne i utrzymywać spójność między etykietami fizycznymi a cyfrowymi.

Centralne zarządzanie danymi

Zamiast przechowywać informacje w arkuszach Excel, plikach PDF i wielu oddzielnych systemach, zespoły mogą zarządzać nimi z jednego miejsca. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów i niespójności.

Łatwiejsze aktualizacje regulacyjne

Zmiany klasyfikacji, zwrotów H i P lub innych wymagań mogą być wdrażane centralnie zamiast ręcznie aktualizować wiele dokumentów.

Zarządzanie wieloma językami

Cyfrowe etykiety często wymagają obsługi wielu wersji językowych. Valid Labels pomaga organizować i utrzymywać informacje produktowe dla różnych rynków europejskich.

Przygotowanie do wdrożenia kodów QR

Wraz z rozwojem cyfrowego etykietowania firmy będą potrzebować skutecznych metod łączenia produktów z informacjami online. Valid Labels stanowi solidną podstawę do budowy skalowalnego i zgodnego z przepisami procesu zarządzania cyfrowymi etykietami.

FAQ

Czy kody QR będą obowiązkowe w nowym rozporządzeniu CLP?

Nowelizacja CLP umożliwia udostępnianie określonych informacji za pomocą kodów QR i innych nośników danych. Zakres zastosowania zależy od rodzaju produktu i rodzaju przekazywanych informacji.

Czy kod QR może zastąpić etykietę CLP?

Nie. Kluczowe elementy komunikacji o zagrożeniach muszą nadal znajdować się na etykiecie fizycznej.

Jakie informacje muszą pozostać na etykiecie fizycznej?

Między innymi piktogramy zagrożeń, hasła ostrzegawcze, zwroty H, zwroty P oraz dane dostawcy.

Czy cyfrowe etykiety muszą być dostępne w wielu językach?

Tak. Informacje muszą być udostępniane w językach wymaganych przez państwo członkowskie, w którym produkt jest sprzedawany.

Jak długo informacje dostępne po zeskanowaniu kodu QR muszą być przechowywane?

Co najmniej przez 10 lat.

Czy kod QR może prowadzić do karty charakterystyki?

Tak. Cyfrowe etykiety mogą zawierać odnośniki do kart charakterystyki oraz innych dokumentów związanych z produktem.

Przyszłość etykietowania produktów chemicznych jest cyfrowa

Wprowadzenie cyfrowych etykiet to jedna z największych zmian w oznakowaniu produktów chemicznych w ostatnich latach.

Choć etykiety fizyczne pozostaną obowiązkowe, ilość informacji udostępnianych cyfrowo będzie stopniowo rosła.

Dla firm działających na rynku chemicznym wyzwaniem nie będzie już wyłącznie tworzenie zgodnych z przepisami etykiet. Kluczowe stanie się skuteczne zarządzanie informacjami znajdującymi się za nimi.

Niezależnie od tego, czy jesteś producentem, importerem, dystrybutorem czy właścicielem marki własnej, przygotowanie do cyfrowego etykietowania warto rozpocząć już dziś.

Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie, będą lepiej przygotowane na przyszłe wymagania, ograniczą ryzyko niezgodności i usprawnią zarządzanie informacjami produktowymi.

Cyfrowe etykietowanie nadchodzi. Pytanie brzmi: czy Twoje systemy zarządzania informacją produktową są na to gotowe?